Du premier appel au dernier virement, un seul système.

Dans la plupart des structures, l'état réel de l'activité se reconstitue à la main : un tableur de suivi, trois relances, et un chiffre déjà périmé quand il arrive. Terra le calcule en continu à partir de ce que les équipes saisissent de toute façon.

• Tour de contrôle

  Une page d'entrée qui rassemble les chantiers en cours, les échéances proches et ce qui bloque.

  → Le point hebdomadaire commence sur des faits, pas sur une collecte d'informations.

• Planning

  Affectation des interventions aux équipes, avec la charge visible par technicien et par semaine.

  → Une surcharge se voit avant d'être subie, pas le lundi matin quand plus personne n'est disponible.

• Rentabilité par chantier

  Heures pointées, achats imputés et facturation rapprochés du budget, chantier par chantier.

  → L'écart budget/réel se lit pendant le chantier, quand il est encore possible d'agir — pas au bilan.

• Échéances contractuelles

  Fins de contrat, visites périodiques, garanties et habilitations, avec leur date d'échéance.

  → Un contrat ne se renouvelle plus par oubli, et une habilitation expirée ne part plus sur chantier.

• Rapports d'analyse et synthèse de direction

  Des rapports rédigés à partir de vos données réelles, avec l'origine de chaque chiffre.

  → Un état des lieux argumenté en quelques minutes, au lieu d'une demi-journée de mise en forme.

Le pilotage repose sur les données déjà saisies : aucune ressaisie, aucun tableau à tenir à jour.

Le chiffrage est l'endroit où l'argent se perd : un prix repris de tête, une main d'œuvre estimée au doigt mouillé, une réponse à appel d'offres qui repart d'une page blanche alors que quinze ans de dossiers dorment sur un disque.

• Pipeline d'opportunités

  Les affaires en cours par étape, avec leur montant et leur date de décision attendue.

  → On sait ce qui va rentrer, et surtout ce qui n'avance plus depuis trois semaines.

• Devis

  Devis construits depuis le catalogue et la bibliothèque d'articles, transformables en chantier une fois acceptés.

  → Le devis accepté devient le budget du chantier : plus de recopie, plus d'écart d'interprétation.

• Demandes entrantes lues automatiquement

  Les e-mails de demande reçus sur une boîte dédiée sont lus, résumés et proposés en brouillon de devis.

  → Une demande client ne dort plus dans une boîte partagée jusqu'à ce que quelqu'un pense à l'ouvrir.

• Appels d'offres gros chantiers

  Le dossier de consultation est déposé tel quel, déplié et lu : synthèse, exigences engageantes, points de vigilance et bordereau à chiffrer.

  → Deux à quatre jours de rédaction et de chiffrage ramenés à une analyse à relire, mémoire technique et bordereau compris.

• Historique des réponses

  Le fonds des réponses passées, avec le motif des affaires perdues.

  → Chaque nouvelle réponse part de ce qui a déjà gagné, et les références citées sont des chantiers réellement livrés.

• Facturation client

  Factures émises depuis les devis et les chantiers, avec relances et suivi des règlements.

  → Ce qui a été vendu et ce qui a été facturé se rapprochent tout seuls — les oublis de facturation se voient.

Les prix sont retrouvés dans vos devis passés, ligne par ligne, avec le nombre de comparables et les devis acceptés qui les justifient.

Le terrain produit l'essentiel de l'information de l'entreprise, et c'est là qu'elle se perd : un compte rendu ressaisi le lendemain, des heures notées sur un carnet, une photo restée sur un téléphone.

• Interventions

  Bons d'intervention affectés, exécutés et clôturés depuis le mobile, avec pièces jointes et signature client.

  → L'intervention est close sur place : plus de dossier en attente de régularisation administrative.

• Comptes rendus dictés

  Le technicien dicte son compte rendu, qui est transcrit puis structuré automatiquement.

  → Le compte rendu existe avant que le technicien ne quitte le site, dans un format lisible par le client.

• Chantiers

  Le chantier porte son budget d'heures, ses achats, ses interventions et ses documents.

  → Tout ce qui concerne une affaire se retrouve au même endroit, des années plus tard.

• Contrats de maintenance

  Contrats récurrents avec leurs visites périodiques planifiées et leur suivi d'exécution.

  → Une visite contractuelle non faite se voit avant que le client ne la réclame.

• Satisfaction client

  Enquêtes envoyées après intervention, avec suivi des réponses.

  → Un mécontentement remonte pendant qu'il est encore rattrapable.

• Géolocalisation des équipes

  Position des équipes en cours de tournée, quand la fonction est activée.

  → L'urgence de l'après-midi est affectée à celui qui est le plus près, pas à celui qui répond au téléphone.

Ce qui se passe sur le terrain arrive dans le système le jour même, saisi une seule fois par celui qui l'a fait.

L'achat est le poste le moins tenu des PME techniques : des commandes passées par téléphone, un budget suivi après coup, et des factures fournisseurs qu'on découvre à la réception.

• Demandes d'achat et arbitrage

  Le besoin remonte du terrain, il est arbitré, puis transformé en commande.

  → L'achat passe par une décision tracée au lieu d'un accord verbal que personne ne retrouve.

• Budgets & engagements

  Budgets par catégorie et par département, consommés au prorata par les lignes de commande.

  → Le dépassement se voit à l'engagement, pas trois mois plus tard quand la facture arrive.

• Commandes et réceptions

  Commandes fournisseurs, accusés de réception, bons de livraison et réceptions partielles.

  → L'écart entre commandé, livré et facturé se rapproche automatiquement — le fameux rapprochement trois voies.

• Sourcing & consultations

  Consultation de plusieurs fournisseurs sur un même besoin, avec comparaison des offres.

  → Le prix obtenu se compare à ce qu'on aurait pu obtenir, au lieu d'être le seul reçu.

• Stocks et emplacements

  Stocks par emplacement, préparation de matériel, cessions et bibliothèque d'articles.

  → On arrête d'acheter ce qui est déjà en stock, et le matériel part préparé sur le chantier.

• Non-conformités & litiges

  Suivi des livraisons non conformes et des litiges fournisseurs jusqu'à leur résolution.

  → Un avoir attendu ne se perd plus entre le magasin et la comptabilité.

Chaque euro engagé est rattaché à un budget, un chantier et un département avant même d'être facturé.

Entre le chantier terminé et l'argent encaissé, il y a une série d'étapes où l'on perd du temps et parfois de l'argent : facture émise en retard, règlement partiel non pointé, facture fournisseur payée deux fois.

• Suivi de facturation client

  Ce qui est facturable, facturé, échu et encaissé, par client et par chantier.

  → Le chantier terminé mais pas facturé apparaît dans une liste, plutôt que dans la mémoire de quelqu'un.

• Règlements clients

  Règlements totaux et partiels rapprochés des factures, avec relances automatiques des impayés.

  → La relance part au bon moment sans dépendre de la vigilance d'une personne.

• Factures fournisseurs et paiements

  Factures fournisseurs rapprochées des commandes et des réceptions, règlements partiels suivis.

  → Une facture sans commande correspondante ne se paie pas par distraction.

• Rapprochement bancaire

  Lignes bancaires rapprochées des règlements enregistrés.

  → L'écart entre la banque et la compta se réduit à ce qui reste réellement à traiter.

• Trésorerie & BFR

  Position de trésorerie, besoin en fonds de roulement et évolution mensuelle.

  → Le besoin de financement se voit venir plusieurs semaines à l'avance.

• Notes de frais

  Notes de frais saisies depuis le mobile, validées puis intégrées aux éléments de paie.

  → Les justificatifs cessent de circuler en photo dans une messagerie.

Facturation, règlements et banque se rapprochent d'eux-mêmes : il ne reste à traiter que les vrais écarts.

Le matériel et les véhicules sont un actif qu'on suit rarement : on découvre le coût d'un véhicule quand il tombe en panne, et l'outillage disparaît sans que personne ne sache chez qui.

• Matériel et affectations

  Outillage et matériel affectés à un technicien, un véhicule ou un chantier, avec étiquettes et code-barres.

  → Un outil se retrouve, et sa disparition se constate au moment où elle arrive.

• Véhicules et relevés kilométriques

  Flotte, attributions, entretiens et relevés de kilométrage.

  → L'entretien se déclenche au kilométrage réel, pas à la date approximative dont on se souvient.

• Coût de détention (TCO)

  Achat, entretien, carburant et immobilisation cumulés par équipement.

  → Le choix de renouveler ou non se prend sur un coût constaté, pas sur une impression.

• Bâtiments & contrats d'exploitation

  Sites, bâtiments et contrats de facility management avec leurs échéances.

  → Les charges d'exploitation cessent d'être une ligne comptable sans détail.

• Parc informatique

  Postes, licences et équipements affectés aux collaborateurs.

  → Un départ ne laisse plus de matériel ni de licence dans la nature.

Chaque équipement porte son affectation, son historique et son coût réel de détention.

Entre les heures pointées sur chantier et le bulletin de paie, il y a habituellement deux ou trois ressaisies, autant d'occasions d'erreur, et une négociation mensuelle sur ce qui a réellement été fait.

• Feuilles de temps

  Temps saisis par les techniciens, rattachés au chantier, puis validés par leur responsable.

  → Les heures alimentent à la fois la rentabilité du chantier et les éléments variables de paie.

• Absences et congés

  Demandes de congés, validations, compteurs et absences justifiées.

  → Le planning tient compte des absences réelles, et les compteurs ne se tiennent plus dans un tableur.

• Habilitations et échéances

  Habilitations, certifications et visites médicales avec leur date d'expiration.

  → Une habilitation expirée est signalée avant l'intervention, pas pendant un contrôle.

• Dossiers collaborateurs

  Contrats, documents, onboarding et offboarding par collaborateur.

  → L'arrivée et le départ suivent une liste, pas la mémoire de celui qui s'en occupe d'habitude.

• Éléments variables de paie

  Heures, primes, absences et notes de frais consolidés pour la paie.

  → Le fichier transmis au cabinet est construit, pas recomposé chaque mois.

Une heure saisie une fois sert au chantier, à la paie et à l'analyse de marge.

Les entreprises qui fabriquent ou préparent en atelier gèrent leurs études à part : un dossier technique dans un dossier réseau, une nomenclature dans un tableur, et un calcul de besoin refait à chaque affaire.

• Projets d'études

  Projets ouverts depuis l'affaire gagnée, avec leurs phases et leur budget d'heures.

  → L'étude est suivie comme un chantier : charge prévue, charge consommée, dérive visible.

• Dossiers techniques et nomenclatures

  Dossiers et nomenclatures structurées, rattachés au projet.

  → La nomenclature devient une donnée exploitable, pas un onglet de tableur envoyé par e-mail.

• Calcul de besoin

  Besoin en composants déduit des nomenclatures et du stock disponible.

  → Les achats de l'affaire sortent du calcul, au lieu d'être estimés puis complétés en urgence.

• Ordres de fabrication et planning

  Ordres de fabrication planifiés sur la capacité de l'atelier.

  → La date promise au client tient compte de la charge réelle de l'atelier.

L'étude alimente directement les achats et la fabrication : une donnée saisie une fois, utilisée jusqu'à la livraison.

Une part importante du temps administratif part en réponses à des questions simples : où en est mon intervention, avez-vous reçu ma facture, pouvez-vous renvoyer le rapport.

• Espace client

  Le client consulte ses interventions, ses documents, dépose ses demandes et répond aux enquêtes.

  → Les appels de suivi diminuent, et le client se sert lui-même quand ça l'arrange.

• Espace fournisseur

  Le fournisseur accuse réception des commandes, dépose ses bons de livraison et ses factures.

  → Les documents fournisseurs arrivent au bon endroit, rattachés à la bonne commande.

• Messagerie tracée

  Les échanges commerciaux, techniques et comptables sont conservés sur le dossier concerné.

  → Un échange se retrouve sur l'affaire, pas dans la boîte de quelqu'un qui a quitté l'entreprise.

Ce que le client ou le fournisseur peut faire lui-même n'occupe plus une personne au téléphone.